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Clôture d'exercice

Contents

Clôture d'exercice comptable

Introduction

La clôture d'un exercice comptable sous Neogia se passe en plusieurs étapes :

  1. Vérification des balances avant clôture
  2. Préparation de l'environnement pour clôture
  3. Création d'une écriture de clôture de résultat
  4. Création d'une écriture de clôture du bilan
  5. Création d'une écriture des a nouveaux
  6. Fermeture temporaire des périodes
  7. Fermeture définitive des périodes

Vérification des Balances

Avant de procéder à la clôture, il est important de vérifier :

  1. La validité des plan comptables
  2. Le solde de la balance, qui doit être à 0. Si ce n'est pas le cas, relancer un calcul des montants sur la période
  3. L'équilibre des balances typées

Les balances typées sont disponibles dans le menu Impr. Etat -> Balance -> Balance Typée

Image:BalanceTypee.png

Si il y a un problème sur ces balances, il est nécessaire de vérifier l'appartenance des comptes aux différents types (Charges, Actif, Passif,... )

Préparation de l'environnement pour clôture

Avant de procéder à une clôture, il est nécessaire d'avoir une période de clôture qui va recevoir les soldes des comptes de la période, celle-ci est la dernière période de l'exercice. Le fait de séparer les opérations de clôture dans une périodes distinct, permet d'obtenir une balance soldée sur l'ensemble de l'exercice mais aussi l'état de la comptabilité avant clôture quand on demande la balance sur toutes les périodes sauf la dernère, de l'exercice.

Généralement, la période de clôture (13ème mois dans un exercice par gestion mensuelle) porte sur la dernière minute de l'exercice.

Un autre élément important dans Neogia avant la clôture, est la présence d'un acteur de clôture ayant tous les rôles nécessaire pour solder et réouvrir les compte tiers. La clôture des comptes tiers ne se fait pas par acteur mais est centralisée sur un unique acteur puis lettrée pour ne pas gêner les lettrages. Ainsi les montants sont bien reportés d'exercice à exercice mais le lettrage de ces comptes se fait inter-exercice, limitant le travail du système dans la mutliplication de données identiques.

Il est aussi préférable avant d'opérer à une cloture que toutes les transactions de la période soit finalisées. On pourra aussi opérer à une fermeture temporaire des périodes de l'exercice.

Un système de préparation à la clôture est prévu pour les versions à venir avec la préparation en automatique de la période de clôture ainsi que la vérification/création de l'acteur de clôture

Procéder à la cloture

La clôture va procéder à :

  1. Création d'une écriture de clôture de résultat
  2. Création d'une écriture de clôture du bilan
  3. Création d'une écriture des a nouveaux

Ces trois étapes sont effectuées aux travers d'un seul écran disponible dans le menu : Procédure -> Clôture d'exercice.

L'écran suivant correspond à l'opération de clôture d'un exercice : Image:Accounting-Cloture.png

Période à clôturer 
exercice sur lequel l'opération de clôture est opérée.
Période de clôture 
période définit sur le chapitre précédent, recevant les soldes des comptes.
Période d'ouverture 
période de l'exercice suivant recevant les à nouveaux.
Transaction de clôture, identifiant 
identifiant de la transaction qui va recevoir les écritures clôture.
Transaction de clôture, description 
description de la transaction qui va recevoir les écritures clôture.
Écriture de clôture Résultat, compte de résultat 
compte recevant les bénéfices ou pertes de l'exercice.
Écriture de clôture Résultat, journal 
journal comptable de l'écriture.
Écriture de clôture Résultat, description 
description de l'écriture.
Écriture de clôture Résultat, n° du document 
numéro de document à associer à l'écriture (optionnel).
Écriture de clôture Résultat, date du document 
date du document à associer à l'écriture (optionnel).
Écriture de clôture Bilan, acteur tiers 
référence de l'acteur de clôture recevant les soldes des comptes tiers (servant aussi à leur réouverture sur l'exercice suivant).
Écriture de clôture Bilan, journal 
journal comptable de l'écriture.
Écriture de clôture Bilan, description 
description de l'écriture.
Écriture de clôture Bilan, n° du document 
numéro de document à associer à l'écriture (optionnel).
Écriture de clôture Bilan, date du document 
date du document à associer à l'écriture (optionnel).
Transaction d'ouverture, identifiant 
identifiant de la transaction qui va recevoir l'écriture des à nouveaux.
Transaction d'ouverture, description 
description de la transaction qui va recevoir l'écriture des à nouveaux.

Fermeture de la période

Une fois la clôture faite on peut fermer temporairement l'exercice après avoir finalisé la transaction de clôture. Enfin une fois tout validé, la période de l'exercice peut être clôturée définitivement.