Gestion des immobilisations
Les immoblisations étant des éléments constitutifs de l'actif de l'entreprise, leur bonne gestion est la condition quasi sine qua non d'une bonne gestion fiscale.
Par ce module, Neogia a pour intention d'offrir un outil aidant non seulement à leur classification et amortissement, mais aussi et surtout à la gestion de leur maintenance et rétention.
Par ailleurs, tout produit loué par l'entreprise à ses clients doit être une immobilisation.
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La saisie
Nouvelle immobilisation
Le chemin d'accès aux écrans de saisie est:
→Comptabilité
→Immobilisations
→Nouvelle immoblisation
Les étiquettes de champs sont suffisamment parlantes; notons cependant que:
- Le champs "RoleTypeId": peut être laissé vide (pas encore très clair).
- Le champs "Production capacity": a un sens double. Dans le cas de biens destinés à servir dans les processus de production, c'est bien la capacité de production; mais ceci devrait (je pense) être défini dans le calendrier technique. Pour les biens destinés à la location, c'est la quantité disponible du bien.
- Le champs "Calendar Id": devrait contenir le calendrier que nous voulons utiliser pour la gestion de la rétention du bien; surtout s'il est destiné à une utilisation interne (ex. production).
Laissant ce champs vide, un calendrier unique sera créé automatiquement pour le bien concerné en cas de besoin; ce qui est très util dans le cas de biens mis en location.
Revenant sur le calendrier, nous avons aussi la possibilité de créer un calendrier technique (→Fabrication→Calendrier→Nouveau calendrier) et l'associer à l'immobilisation; auquel cas la réf. du calendrier est celle saisie et non une réf. numérique de type 10000
Dans tous les cas, nous pouvons définir les jours, plages horaires et quantités de disponibilité du bien par le biais du calendrier qui lui est associé.
Ces fonctionalités sont disponibles en passant par →Fabrication→Calendrier→Choix du calendrier dans la liste, associant une définition de semaine existante ou en créant une nouvelle semaine par le menu →Fabrication→Calendrier→Semaine→Nouvelle semaine.
Malgré que les biens immobilisés se saisissent un par un (c'est la valeur et le caractère durable du bien qui en fait une immobilisation), nous avons la possiblité de les organiser par hierarchie (père-enfants-enfants..) pour plus de confort suivant nos besoins. Ceci est très pratique et sans influence sur les règles fiscales régissant les écritures d'amortissement.
Une fois la nouvelle immobilisation saisie et validée, apparaissent de nouvelles options du menu:
[Immo. dépendantes - Articles assoc. - Calendrier - Identifiants - etc...]
Identifiants internes divers
Un bien peut avoir un ou plusieurs identifiants.
Pour un véhicule, ce sera par exemple le numéro du chassis, du moteur, etc...
En cliquant sur le lien →Identifiants de l'immoblisation s'ouvre la liste des identifiants existants pour le bien.
Pour saisir un nouveau Identifiant, il suffit de choisir en dessous du tableau, le "Type d'identifiant" et dans le champs "valeur", saisir l'identifiant puis [Ajouter]
Déclarations de conformités, formalités ou obligations similaires
Certaines immoblisations, avant d'être mise en utilisation, doivent faire l'objet d'une ou plusieurs autorisations, d'enregistrement, de permis ou d'immatriculation auprès d'organismes divers sous peine de sanctions.
De plus les autorisations étant précaires, il convient de faire le suivi de leur validité.
Vous trouvererz ces fonctionalités sous le lien →Identifiants de l'immoblisation.
Ici, l'Organisme attribuant les autorisations, permis, etc... est un acteur qu'il faut avoir créé en visitant →Acteur→Créer.
Tableau d'amortissement et écritures comptables
Affectation à un usage interne
Utilisation dans un processus de production
Chemin d'accès:
→Fabrication
→Gamme
→Ressource
Autres usages internes
Immobilisations à destination dite polyvalente (Location-Vente)
Ce sont les biens immoblisés destinés à la vente ou à la location.
Cela peut être aussi bien du matériel industriel, de l'outillage, du materiel de transport, du mobilier que des terrains, des locaux, des bâtiments etc...
Toute immobilisation saisie, dès l'ors qu'on l'associe à un article de type "Usage d'immobilisation" devient disponible à la location ou à la vente suivant le type d'utilisation qui sera défini au moment de l'association.
Pour ceci, il faut créer un Article de type "Usage d'immobilisation" ni "Virtuel", ni "Variante".
Dans le menu de l'Article, il y a une nouvelle option [Location]; on clique:
- Le champs "Nb. Max de l'unité de mesure" ou de personnes: on saisie 1 pour un bien indivisible et d'usage exclusif (ex. un autobus entier); on saisie le nombre maximal pour un bien à usage collectif (une place dans un autobus ou un avion).
- Les champs "Seconde unité ajoute le pourcentage" et "Nième unité ajoute le pourcentage" devraient contenir respectivement le pourcentage supplémentaire du prix pour la seconde unité ou personne et le pourcentage supplémentaire du prix pour la nième unité ou personne. C'est le cas type de prix dégressif de location d'une chambre occupée par X personnes dans un hotel.
Nous utilisons ici le terme "unité" pour une appréhension plus large. Il ne s'agit pas seulement de personnes.
Une fois ces conditions de la location définie et "Mise à jour", nous devons créer un lien vers un bien immobilisé précédemment enregistré en cliquant sur "Ajouter un lien vers immobilisation fixe". Sans ce lien toute tentative de réservation se terminera par une erreur.
Dans l'écran d'ajout du lien:
- Le champs "Réf immoblisation fixe": le code du bien immobilisé. (Lookup disponible)
- Le champs "Type d'utilisation": Nous choisissons "Utilisation" ou "Vente" suivant le cas
- Le champs "De la date": à partir de quelle date et heure, l'utilisation sera possible
- Le champs "Jusqu'à la date": jusqu'à quand l'utilisation sera possible (vide = pas de limite dans le temps)
- Quantité: La quantité du bien que nous rendons disponible si elle est inférieure à la "capacité de production" telle que saisie au moment de la création du bien immobilisé. Pour que ladite "capacité de production" soit disponible, nous laissons ce champs vide.
- Le champs "Unité de mesure": devrait contenir notre unité de mesure; en général c'est une mesure de temps en journée, semaine, mois etc...
Validant nous obtenons un tableau de liens vers l'immobilisation.
Bien entendu, nous n'oublions pas les autres saisies obligatoires pour un article, telles que [Prix], [Contenu], [Catégories] etc...
Une fois ceci fait, nous devrions être en mesure de louer ou vendre un "Bien immobilisé" tant en front-end du E-Commerce qu'en back-end.
