Gestion des commandes Ventes & Achats
La solution Neogia assure la totalité du processus de Ventes ou d'Achats, depuis l'offre de prix jusqu'à la facturation.
Ventes
Le processus de Ventes est basé sur l'ajout de lignes de commande dans un panier offrant une grande souplesse lors de la saisie des commandes.
- Le panier peut être modifié à tout moment de la création de la commande.
- Il est mémorisé, ce qui permet de le récupérer suite à un changement inopiné de tâche.
La commande comporte des éléments généraux tels que les acteurs associés, les modalités d'expédition, de paiement et de facturation, le centre de profit et le canal de vente, la devise utilisée...
Chaque ligne de commande comporte en plus des éléments spécifiques tels que l'unité, le mode d'expédition, la date de livraison souhaitée, des commentaires ...
Enfin, les lignes de commande peuvent être divisées ou regroupées par groupe d'expédition afin de créer un échelonnement de commande.
Tous les éléments saisis au cours de l'ordre de vente sont reliés aux principaux modules de la solution, notamment :
- gestion des retours clients intégrée en automatique,
- gestion de la facturation dans la Comptabilité Clients,
- réservation du stock et mise à jour de l'évolution du stock
- déclenchement d'action de commande ou d'ordre de fabrication selon le paramétrage défini
- préparation de la gestion de l'expédition lors de la validation de l'ordre de vente selon différents critères (date, destination, transporteur ...) et la disponibilité de stock ;
- mise en route du processus d'expédition après la réalisation des opérations de prélèvement en stock.
Certaines options sont paramétrables :
- lors de la saisie d'un ordre de Ventes, une vérification systématique peut être demandée afin de contrôler la disponibilité du produit.
- contrôle de premier niveau de l'encours du client.
Couplées au processus de Vente, les règles de promotion ou de remise, les offres et devis, le suivi de la commande ainsi que les tableaux de bord et de statistiques complètent l'outil de commande de Ventes.
Règles de promotion ou de remise
Les promotions et les remises sont gérées à l'aide des règles de gestion définies génériquement et indépendamment du catalogue. Une règle de promotion peut s'appliquer à une catégorie ou à un produit et avoir une (ou des) action(s) sur un produit ou une catégorie de produits.
Offres et Devis
La solution Neogia permet la gestion complète des offres et des devis. Chaque offre regroupe l'ensemble des éléments permettant une transformation directe en commande de Ventes. De nombreux autres éléments sont renseignés tels que :
- gestion des avenants ou de la duplication de l'offre
- enregistrement d'éléments liés a la fabrication
- estimation du profit
- acteurs associés au devis
- suivi de l'évolution du devis
- coefficient de réussite permettant d'estimer la réalisation du devis : il permet d'indiquer si l'offre doit être prise en compte dans la planification de stock. Ce coefficient est enregistré par devis ou par ligne de devis.
Le processus de transformation de l'offre en commande est fait soit directement depuis le devis, soit depuis l'interface de saisie de commande.
Par ailleurs, il est également possible de transformer une commande de Ventes en offre.
Suivi de la commande
La recherche et la visualisation se font à partir du numéro de commande et peuvent se faire à tous les stades d'évolution de la commande. Chaque étape de réalisation de la commande est associée à un statut permettant de suivre précisément son évolution. La traçabilité est assurée par l'archivage de l'évolution des statuts et des mouvements de stock.
Intégration E-commerce
Les commandes passées via le site e-commerce sont complètement intégrées aux autres commandes de Ventes, permettant le même suivi que pour toute autre commande.
Tableaux de Bord et de Statistiques
La solution Neogia propose une palette d'indicateurs et de statistiques par défaut qu'il est possible d'étendre selon les besoins de chaque entreprise.
- Chiffre d'affaire
- Portefeuille des commandes clients
- Enregistrement des commandes clients
- Nombre de lignes de commande
- Commandes de vente en attente
- Changements de statuts
Achats
Le processus de création de commande d'Achats propose deux modes :
- le mode détaillé où toutes les options sont passées en revue
- le mode court qui conserve une seule étape de saisie de lignes de commande avec remplissage par défaut des autres paramètres.
A tout moment, il est possible de passer d'un mode à l'autre.
La commande comporte des éléments généraux tels que les acteurs associés, les modalités de réception, la devise utilisée...
Chaque ligne de commande comporte en plus des éléments spécifiques tels que l'unité, la date de réception souhaitée, des commentaires ...
Enfin, les lignes de commande peuvent être divisées ou regroupées par groupes de réception afin de créer un échelonnement de commande.
Tous les éléments saisis au cours de l'ordre de Vente sont reliés aux principaux modules de la solution, notamment :
- gestion des retours fournisseurs intégrée en automatique,
- réservation du stock et mise à jour de l'évolution du stock.
Certaines options sont paramétrables :
- validation interne du montant de la commande avec seuil déterminé par acteur
- gestion des unités d'achat différente des unités de gestion
- variation du prix d'achat en fonction des quantités achetées
Gestion des fournisseurs
Les fournisseurs sont associés aux produits avec différents paramètres utilisés lors de la création de la commande :
- quantité minimale à acheter
- prix en fonction des quantités achetées
- unité d'achat possible
- validité de ces paramètres
Gestion des besoins d'achat et opportunités
Les besoins d'achat générés par les différents modes de réapprovisonnement suivent un processus de refus ou validation déclenchant ou non l'intégration aux commandes d'Achat.
Chaque génération de besoins déclenche une mise à jour de l'évolution du stock.
L'intégration dans une commande se fait simplement depuis l'interface de création. Les commandes qui intègrent les besoins sont modifiables et l'ajout de nouvelles lignes ou d'autres besoins est possible.
Suivi de la commande
La recherche et la visualisation se font à partir du numéro de commande et peuvent se faire à tous les stades d'évolution de la commande. Chaque étape de réalisation de la commande est associée à un statut permettant de suivre précisément son évolution. La traçabilité est assurée par l'archivage de l'évolution des statuts et des mouvements de stock.
Tableaux de Bord et de Statistiques
La solution Neogia propose une palette d'indicateurs et de statistiques par défaut qu'il est possible d'étendre selon les besoins de chaque entrepirse.
- Chiffre d'affaire fournisseur
- Engagement des commandes fournisseurs
- Commandes en retard
- Commandes avec écart de stock
- Nombre de lignes de commande
- Commandes de Ventes en attente
- Changements de statut
Expédition de commande de Ventes
Le processus d'expédition s'étend du prélèvement en stock jusqu'à la réception de la marchandise chez le client. Il contient un certain nombre d'étapes qui peuvent être gérées manuellement ou en automatique :
- création et gestion de l'expédition, statut et lien avec une ou plusieurs commandes ;
- création et gestion des colis ;
- création et gestion de l'itinéraire : choix de l'itinéraire, choix du transporteur, ...
Plusieurs modes d'expédition peuvent être utilisés. Ceux-ci sont définis par un ensemble de règles qui permet d'appliquer, pour chaque commande, les frais adéquats. en fonction de certaines conditions, des paramètres de la commande et des choix du client.
L'intégration avec les web services offerts par certains transporteurs permet de disposer des dates précises et de l'état d'avancement de la livraison au sein du système d'information. Il est bien sûr possible d'utiliser une procédure d'expédition expresse qui automatise l'ensemble de ces étapes.
Réception de commande d'Achats
La réception d'une commande d'Achats peut se faire, soit directement à partir d'une commande, soit par fournisseur ou encore par produit.
Pour chaque ligne de commande à réceptionner, différents paramètres sont pris en compte :
- emplacement de stockage ;
- quantité acceptée ;
- quantité refusée avec motif du refus.
- unité d'achat et de gestion.
Pour chaque élément réceptionné, les stocks sont mis à jour, ainsi que le coût de stockage unitaire. Cette mise à jour tient compte des paramètres définis au niveau du centre de profit. De plus, l'ensemble des événements est enregistré, permettant une parfaite traçabilité du produit et un suivi comptable des mouvements de stock par le biais du composant d'intégration comptable.
