Configuration Ecran Avance
Les écrans de gestion avancée permettent à partir de la configuration des journaux et des éléments d'intégration, d'offrir un environnement de saisie pour une personne non comptable, tout en étant dirigé par son comptable.
La configuration, du fait qu'elle repose sur le moteur d'intégration de Neogia, permet d'obtenir des configurations souples, évolutives, mais un peu complexes dans les préliminaires.
Cette documentation est à l'attention des consultants et comptables voulant comprendre le fonctionnement et la configuration de ces écrans.
Contents |
Configuration
Principaux termes utilisés
Voici une liste des principaux termes utilisés et leur implication dans le système pour la configuration.
- Journal
- Journal comptable rassemblant les écritures par domaine
- Thèmes
- Un thème est un élément rassemblant tous les éléments ayant une même condition (thème des achats en charges, thème des ventes - produit, ... )
- Enumeration
- Élement d'un thème permettant d'effectuer des corrélations.
- Correspondance
- une correspondance permet de faire la relation entre un compte et une énumeration.
- Objets Métier
- Objets rassemblant par leur thèmes les différentes énumerations (ces objets sont surtout utilisés dans l'environnement de gestion de Neogia)
- Relation XXX
- Définition de la relation entre un journal et un objet Metier et notament les interactions entre eux.
Configuration d'un journal d'achat (par l'exemple)
Nous allons effectuer la configuration d'un journal des achats afin de comprendre la strucuture des éléments de configuration.
Configuration des thèmes métier
La première étape consiste à créer les diverses possibilités (TVA, Charges, etc ...) que l'on peut rencontrer dans la comptabilité.
Nous allons créer le thème qui concerne les Charges. Pour cela il faut rajouter un thème via le menu configuration -> Nouveau thème métier
Les informations renseignées sont :
- référence
- nom du thème dans le système, attention à n'utiliser que des caractères non accentués, des nombres ou le caractère _
- description
- description du thème
- valeur
- clé du thème, on peut reprendre la référence du thème
Une fois validé, un lien Editer les éléments du thème apparaît, il va nous servir à saisir les éléments du thème.
Il ne reste plus qu'à remplir les éléments (Enumeration) avec :
- code de réf
- nom de l'élément
- Description
- Description de l'élément (c'est la description qui s'affichera dans les écrans)
- Séquence
- ordre d'apparition des éléments
Ne pas oublier de cliquer sur la case "sélectionner" de la ligne permettant d'indiquer à Neogia la modification ou l'ajout à faire.
Nous pouvons opérer de la même manière avec les autres thèmes comme la TVA, les produits, etc...
Configuration des objets métier
La deuxième opération consiste à rassembler les thèmes et leur correspondance comptable via les objets métier.
Nous allons créer l'objet AchatCharge via le menu Configuration -> nouvel objet métier et remplir les champs suivants :
- Référence
- nom de l'objet (même contrainte que la référence des thèmes)
- Description
- définition de l'objet
- Type d'objet métier
- Association opérée dans le système pour les correspondances, dans notre cas nous utiliserons Enumeration
- Thème
- Sélection du thème à associer à l'objet
Une fois validé, un bouton apparaît : Editer ses correspondances 1:1, que nous activons.
Le nouvel écran nous propose à gauche l'Objet sur lequel nous travaillons, et à droite l'ajout des associations entre les éléments du thème et les comptes
Pour les éléments du thème que nous voulons associer à l'Objet nous allons renseigner :
- Valeur du champ
- référence de l'élément du thème
- Date de début
- date à laquelle l'association existe
- Date de fin
- date à laquelle l'association se termine
- Champ d'application
- compte comptable
- Compte comptable
- Numéro du compte à associer à l'élément
Une fois les associations faites, nous avons en bas de l'écran la liste des relations.
Nous pouvons recommencer l'opération pour la TVA et si nécessaire pour les comptes fournisseurs (si le système ne les a pas déjà intégrés)
Configuration des Journaux
La dernière étape de la configuration consiste à associer les objets métier aux journaux. Tout d'abord nous devons rajouter notre journal, via le menu Configuration-> Editer un journal
Sur cet écran nous renseignons les champs suivants :
- Référence
- nom dans le système du journal (contrainte identique que les références des thèmes)
- Description
- description du journal (nom qui s'affiche sur les écrans)
- Préfixe
- préfixe positionné sur toutes les écritures du journal
- Écran de saisie
- type d'écran utilisé pour saisir nos écritures, dans notre cas nous avons trois types :
- Aide à la saisie : écran de saisie classique type achat/vente
- Aide à la saisie de banque : écran d'aide pour les écritures de type Trésorie
- Aide à la saisie de caisse : écran de saisie pour les écritures de caisse
Une fois validé, nous avons en dessous la liste des objets métier à associer. Nous pouvons donc associer nos objets avec les champs suivants :
- référence objet métier
- référence de notre objet à associer au journal
- De la date
- date de début d'association
- Relation OM
- indique comment s'opère la relation entre le journal et l'objet. Nous avons trois relations principales :
- Principale : Objet principal du journal, s'affiche soit en premier soit contient le compte par défaut de l'écran
- Affichage Fixe : affichage de tous les éléments en colonne
- Séléction dynamique : affichage des éléments dans une liste de sélection
- Débit/Crédit
- indique dans quel zone vont les montants associés aux éléments
- SequenceId
- order d'affichage des objets (par défaut toujours laisser 1)
Une fois ajouté, et finalisé nous obtenons une liste d'association comme suit :
Saisie d'écriture
Lorsque les journaux sont configurés, nous pouvons nous rendre sur l'interface de saisie à l'adresse : accouting/control/MainAdvancedScreen et obtenons l'écran suivant :
Une fois le journal de saisie et la période de travail sélectionnés, nous arrivons enfin sur l'écran de travail d'aide à la saisie.
